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外事类档案工作管理规范

为了提高我校外事档案的质量和管理水平，更好地提供外事档案为学校和社会服务，并为考核外事档案工作提供依据，根据《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，结合我校实际，特制定本规范。

一、外事档案工作的基本原则

（一）学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。

（二）外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

（三）外事档案工作必须纳入学校合作交流工作计划、管理制度之中，落实到学校有关部门外事人员的职责范围，做到与布置、检查、总结国际合作与交流工作同步进行。

（四）合作交流处管理外事档案工作，由本部门专(兼)职档案员负责收集、积累、整理、归档。

（五）努力实现外事档案的科学化管理，大力开发信息资源，为学校教学、科研、人才交流服务。

二、外事档案归档范围的确定

（一）确定的原则

1、归档的外事管理和国际合作与交流活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2、归档的国际合作与交流工作文件材料，必须反映外事管理、国际合作与交流活动的全过程，保证其完整、准确、系统。

3、归档的国际合作与交流工作文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。

（二）归档的主要内容和重点

1、归档的主要内容包括综合管理，出国(境)、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面，具体范围见附件一。

2、归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

3、外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的，应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。

（三）可不归档的材料

1、上级关于国际合作与交流工作普发(不专指本校)、不办的文件。

2、未定稿的各种文件。

3、未生效的合同、协议书。

4、无查考利用价值的一般性、临时性函件。

5、重份文件，校内各单位发来的文件。

6、与校外单位交换来的材料。

以上可不归档的某些材料，也可有选择地作资料暂存。

三、国际合作与交流工作文件材料的部门立卷与归档流程

（一）形成积累

1、学校合作交流处是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门，在来校、出国(境)、国际合作、国际会议活动结束后，负责将与此项工作有关的单位形成的各种国际合作与交流工作文件材料，收集、汇总，整理组卷，按规定向学校档案馆(室)移交。

2、归档的国际合作与交流工作文件材料，必须用钢笔或毛笔书写，字迹工整、图样清晰。

3、国际合作与交流工作文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。

（二）凡出国(境)学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国(境)外各项活动中形成的材料交给合作交流处进行验收后，出具证明，财务部门方可准予报账结算，师资管理部门才准予报到上班。

（三）整理组卷

1、根据国际合作与交流工作文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，将每组国际合作与交流工作文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。

2、对来校、出国(境)和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷，将国内和国(境)外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质，分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后，批复在前，请示在后排列。

3、拆除卷内文件中的金属物，对破损的文件材料进行修补。

4、国际合作与交流工作文件材料，采用卷皮和卷盒方式保管，可以整卷装订，可以组成薄卷。

5、幅面大于卷皮或卷盒(袋)的文件材料要进行折叠。除与文字材料密不可分者外，其余声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状，另行专柜保管。档号与文字材料一致。

6、以案卷形式保管的国际合作与交流工作文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写符号的文件材料，每面均为一页，每卷页号均从1开始，页号位置标在非装订线一侧的上角。以盒(袋)装形式保管的国际合作与交流工作文件材料，以件为单位，在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号的戳记章逐项填写。

7、拟写案卷标题并录入档案管理软件中，完成案卷级目录的著录。案卷标题要求结构完整，应准确地概括卷内文件主要责任者、内容、文件种类。其中，责任者、内容、文种可集中罗列。标题中文控制在50个字符之内、外文控制在100个字符之内为宜。

8、借助档案管理软件著录并打印卷内文件目录。其中，实体分类号与所在案卷的实体分类号一致；件号：卷内文件排列先后顺序的序号；文号：文件制发机关的发文字号；责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者；题名：即文件标题，应照实抄录不得简略。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号，同时将本单位形成的电子文件的全文上传到档案管理系统中；日期：文件的形成时间。填写时可省略“年、月、日”字，在表示年、月、日的右下角加“.”号，软件要求八位数表示。

9、每个案卷组成以后，都要填写备考表。其中，本卷情况说明，是对案卷内文件材料的完整、准确程度、损坏缺少情况加以说明，案卷内文件材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明；立卷人，由组成本卷的责任者签名；检查人，应是立卷单位负责人，即对案卷质量进行审核的责任者签名。

10、合作交流处要进行归档前的鉴定工作，按规定提出每个案卷内部文件的保管期限和密级的意见，经单位主管领导同档案馆(室)协商后确定。

（四）归档验收

1、交接档案必须履行手续。移交档案时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者，档案部门应拒绝接收，要求限期补正。

2、移交时需备有：档案实体、移交目录封面及领导反馈意见（从档案馆主页下载）移交目录（用竖版纯案卷目录代替）一式两份。

3、外事档案在次年5月底前归档。

四、外事档案的管理

（一）分类编号

1、按《中国档案分类法—教育档案分类表》进行分类标引，给出检索分类号(可从档案管理系统中选择)。

2、外事类档案档号＝年度号+外事档案分类号+案卷号

模式如下：

20XX—WS—1..n

20XX ---年度号

WS ---外事类档案一级类目代号

1..n ---案卷号

案卷号按最下位类目流水．年度按自然年度，留学生按入学的年度(“级”)。

（二）编目

1、档案部门在档案管理系统中整理合并电子数据后，打印案卷目录及全引目录。并按档号先后次序为每个案卷实体编写档号。

2、在每个档案装具脊背下端距装具底边40毫米处，贴上记有档号的标签。

3、编制外事档案专题目录。

五、外事档案工作岗位责任制

（一）分管国际合作与交流工作的校领导职责

1、组织学习贯彻《档案法》及有关档案工作的方针政策，把档案工作列入工作计划。

2、定期检查和研究外事档案工作中存在的实际问题。

（二）与国际合作与交流活动有业务联系的各部门领导职责

1、重视和健全有关的管理制度，确保外事档案工作全面纳入本部门工作之中，并认真执行。

2、按本部门外事业务活动的程序、形式、积累收集国际合作与交流工作文件材料。在工作结束后，将材料汇集、检查，送交合作交流处。

3、学校合作交流处领导职责

（1）制定和健全国际合作与交流工作管理制度，确保国际合作与交流工作文件材料的形成积累，将外事档案工作纳入外事管理之中，并监督各部门执行。

（2）指导本部门专(兼)职档案人员的工作，关心其工作条件的改善和工作素质的提高。

（3）指导、监督按国际合作与交流活动的程序，将整个活动中形成积累的外事材料整理组卷，按期向学校档案管理部门移交

(4)指导外事档案的鉴定工作。

4、合作交流处专(兼)职档案员职责

（1）在部门负责人的领导下，作好外事档案材料的平时积累工作。

（2）会同部门领导，检查与国际合作与交流活动有关单位交来的国际合作与交流工作文件材料是否完整、系统、准确，经检查合格后再办理移交手续。

（3）将收集、积累的国际合作与交流工作文件材料，整理组卷装订，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订整齐，并及时向档案馆(室)移交。

（4）完成学校档案部门委托办理的其他有关任务。

5、学校档案部门职责

（1）根据国家有关档案工作的政策和法规，制定本单位外事档案工作各项管理制度。

（2）监督、指导、检查、协助外事部门作好科技文件材料的形成、积累、整理、归档工作，检查验收外事档案是否完整、准确和系统。

（3）负责外事档案的接收、保管、组织鉴定、统计和利用等业务工作。

（4）积极开发利用外事档案资源，充分发挥其作用

（5）遵守国家有关法规，保证外事档案的安全。